Certaines communes utilisent les données issues des registres de population afin d'effectuer des publipostages ciblés à destination de catégories spécifiques de citoyens, notamment dans le cadre d'initiatives liées à la jeunesse, à la participation citoyenne ou à la vie associative locale. Dans certains cas, ces démarches sont réalisées au bénéfice d'ASBL communales (juridiquement distinctes de la commune) et dans ces cas, l'administration communale conserve techniquement la maîtrise du traitement et procède elle-même à l'envoi des courriers. Il apparaît également que certaines communes procèdent à une sélection de citoyens sur la base de critères d'âge précis issus du registre de la population afin d'inviter ces personnes à participer aux activités organisées par ces ASBL communales. Enfin, dans certaines situations, le courrier envoyé est signé non seulement par des représentants communaux, mais également par le président de l'ASBL concernée. Cette pratique soulève plusieurs interrogations au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment en ce qui concerne la base légale du traitement, la limitation des finalités, le principe de proportionnalité ainsi que la distinction entre traitement interne à la commune et utilisation des données au bénéfice d'un tiers. 1. L'utilisation des données issues des registres de population par une commune afin de réaliser un publipostage destiné à promouvoir les activités d'une ASBL communale est-elle compatible avec les exigences du RGPD et de la législation relative à la protection des données à caractère personnel? 2. Quelle base juridique prévue par le RGPD pourrait être invoquée pour justifier ce type de traitement de données à caractère personnel? 3. Le fait qu'une commune réalise elle-même le traitement des données et l'envoi des courriers suffit-il à considérer qu'il s'agit d'un traitement purement interne, même lorsque l'objectif poursuivi est de promouvoir les activités d'une ASBL juridiquement distincte de la commune? 4. Le fait que le courrier soit signé par le président de l'ASBL concernée ainsi que par certains membres du collège communal est-il compatible avec les exigences du RGPD et avec la réglementation relative à l'utilisation des données issues des registres de population? Cette situation peut-elle être considérée comme une communication indirecte de données à un tiers ou comme un traitement réalisé au bénéfice d'un tiers? 5. Comment le principe de proportionnalité doit-il être apprécié dans ce type de situation, notamment lorsqu'il existe d'autres moyens moins intrusifs pour informer le public concerné? 6. Quels sont, dans une telle situation, les risques juridiques éventuels pour: - la commune; - les membres du collège communal; - les responsables de l'ASBL. 7. Quels sont les recours possibles pour un citoyen qui estimerait que ses données issues du registre de la population ont été utilisées de manière irrégulière ou disproportionnée? 8. L'Autorité de protection des données a-t-elle déjà été saisie de situations similaires ou émis des recommandations spécifiques à destination des pouvoirs locaux concernant ce type de pratique? 9. Le gouvernement fédéral envisage-t-il de clarifier davantage les règles applicables aux communes en matière d'utilisation des données issues des registres de population au regard du RGPD?
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Je vous remercie pour cette question, déjà traitée en profondeur par le SPF Intérieur dans ses instructions générales concernant la tenue des registres de la population, dont la dernière version coordonnée date du 30 avril 2026 (https://www.ibz.rrn.fgov.be/sites/default/files/documents/fr/population/instructions/instructions-population_30042026.pdf). Les points 126 et 127 de ces instructions rappellent que la communication de listes de personnes extraites des registres de la population constitue une exception strictement encadrée au principe de protection de la vie privée. Le principe est celui de la non-communication des listes d'habitants à des tiers. Cette règle vise à empêcher que les données des registres de la population soient utilisées à des fins commerciales ou diffusées à toute personne disposée à les acquérir. Une exception existe toutefois pour les autorités et organismes publics qui sont expressément habilités, par ou en vertu d'une disposition légale, à obtenir de telles listes. Dans ce cas, la commune doit exiger une demande écrite mentionnant la base légale invoquée et conserver cette demande pendant cinq ans. L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers détaille les dérogations au principe de non-communication des listes. Celles-ci ne peuvent être communiquées qu'après une demande écrite précisant la finalité poursuivie et uniquement dans les cas autorisés par la réglementation. Parmi les principales catégories de bénéficiaires de cette exception figurent, par exemple, les organismes de droit belge accomplissant une mission d'intérêt général et disposant d'une base légale ou d'une mission légale justifiant le traitement des données. Les instructions soulignent que le simple fait d'être une ASBL, une école ou une association locale ne suffit pas à obtenir une liste de personnes. La demande doit être directement liée à la mission légale ou d'intérêt général de l'organisme. À titre d'exemple, une école ne peut pas obtenir une liste d'élèves potentiels pour mener une campagne de recrutement, de même qu'une association sportive ou une paroisse ne peut pas recevoir une liste d'habitants pour recruter des membres. Avant toute communication, le collège communal doit vérifier: - la légalité de la demande (existence d'une base juridique pertinente); - le respect du principe de finalité (les données demandées doivent être nécessaires à l'objectif poursuivi); - le respect du principe de proportionnalité (ne fournir que les données strictement nécessaires et uniquement pour le public concerné); - l'absence de discrimination ou d'arbitraire dans le traitement des demandes similaires. Le collège doit pouvoir démontrer qu'un examen concret de la demande a effectivement été réalisé. Les Instructions prévoient également que: - les justificatifs doivent être conservés pendant cinq ans; - le bénéficiaire de la liste doit être informé qu'il ne peut ni la transmettre à des tiers ni l'utiliser à d'autres fins; - la liste doit être détruite lorsqu'elle n'est plus nécessaire; - lorsque la communication est liée à des activités de marketing direct, les personnes concernées doivent en principe être informées de leur droit d'opposition. Si un citoyen estime que ses données issues du registre de la population ont été utilisées de manière irrégulière ou disproportionnée, il peut introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données. Ces cinq dernières années, l'Autorité de protection des données n'a reçu aucune plainte à ce sujet, 2 demandes de médiation (1 en 2024 et 1 en 2025) et 22 demandes d'information (7 en 2021, 1 en 2022, 5 en 2023, 5 en 2024 et 4 en 2025).