Les services publics fédéraux, dont le SPF Affaires étrangères, recourent de plus en plus aux procédures numériques et aux signatures électroniques. Cette évolution s'inscrit dans une stratégie plus large de transition numérique de l'administration. Dans la pratique, toutefois, certaines ambassades et autorités étrangères refusent encore de reconnaître les signatures numériques et exigent explicitement des documents originaux comportant une signature manuscrite et/ou un cachet officiel. Cette situation crée des difficultés concrètes pour les citoyens qui ont besoin de tels documents dans le cadre de procédures administratives internationales (telles que des dossiers relatifs au séjour ou à un mariage) alors même que les documents proviennent d'un service public fédéral belge. 1. Avez-vous connaissance de cas où des documents délivrés par le SPF Affaires étrangères et signés électroniquement ont été refusés par des autorités étrangères ou des ambassades? 2. Le SPF Affaires étrangères offre-t-il encore, sur la base d'une demande motivée, la possibilité d'apposer une signature manuscrite et/ou un cachet physique sur des documents? 3. Dans la négative, estimez-vous opportun de prévoir une procédure d'exception pour ce type de cas afin d'éviter que des citoyens ne se retrouvent dans une impasse administrative? 4. Des consultations sont-elles en cours avec des représentations diplomatiques étrangères concernant la reconnaissance des signatures numériques belges? 5. Êtes-vous disposé à examiner des solutions structurelles permettant de concilier la numérisation avec la sécurité juridique internationale des citoyens?
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1. Mes services sont effectivement au courant de ce problème. En effet, les documents belges destinés à être utilisés à l'étranger doivent en principe être légalisés. Sur la base d'accords bilatéraux et multilatéraux, certains pays sont exemptés de légalisation ou, pour les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de légalisation des actes publics étrangers, seule une apostille est requise. L'apposition de la légalisation ou de l'apostille sur les documents délivrés par une autorité belge relève de la compétence de mes services. 2. Mon service délivre la légalisation par voie électronique ou, comme vous le mentionnez d'ailleurs, si l'autorité étrangère de destination n'accepte pas la légalisation sous forme électronique, cette légalisation peut toujours être obtenue sur papier aux guichets du service Légalisation à Bruxelles. Depuis 2018, l'apostille n'est apposée que sous forme électronique sur les documents présentés. Cela est conforme à la Convention Apostille de la Conférence de La Haye sur le droit international privé ; les autorités d'un pays signataire de la Convention Apostille sont tenues d'accepter l'apostille électronique. 3. Voir point 2. 4. Mes services ont informé les représentations étrangères en Belgique de cette procédure par une lettre générale accompagnée d'une note verbale. Mes services restent également en contact avec ces représentations qui ont des questions ou des remarques spécifiques à ce sujet. Nos représentations belges à l'étranger sont également invitées à informer les autorités locales et, si nécessaire, à fournir des informations complémentaires sur cette procédure. 5. Pour les pays où des refus ont été constatés, mes services ont déjà examiné si le problème est lié à l'apostille (électronique) ou à la légalisation, ou bien à la signature électronique sur le document lui-même. Si le problème concerne l'apostille, les autorités étrangères concernées ont été informées, comme indiqué précédemment, de leurs obligations en vertu de la Convention Apostille. Lorsque le refus concerne la signature elle-même, il convient de vérifier pour chaque pays quels sont les accords et obligations applicables. Pour les pays où les accords bilatéraux ou multilatéraux sont limités, les services publics compétents examinent actuellement la possibilité d'étendre ces accords. Mes services sont par ailleurs tout à fait disposés à coopérer à toute initiative supplémentaire qui serait prise dans ce domaine.