La numérisation au sein de la Justice est en cours, mais les entrepreneurs et les comptables se heurtent encore quotidiennement à une pratique hybride et souvent floue quant à l'utilisation des signatures électroniques au sein des greffes des tribunaux de l'entreprise. Bien que la constitution de personnes morales puisse se faire entièrement par voie numérique via JustAct, y compris les signatures électroniques, de nombreuses autres formalités sont encore soumises à des signatures physiques sur des documents papier. Ainsi, pour de nombreuses modifications (telles que les nominations d'administrateurs, les transferts de siège ou les modifications statutaires), une signature "physique" est encore requise lorsque le dépôt se fait physiquement. En outre, la pratique révèle que les formulaires de publication du Moniteur belge doivent toujours être signés à la main. Les greffes refusent systématiquement les signatures électroniques. La signature doit aussi être apposée au dos du formulaire I, volet B, toute erreur de placement entraînant un refus immédiat. Pour les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou des assemblées des actionnaires, un système mixte s'applique: la signature électronique de tous les administrateurs est acceptée, à condition que l'un d'entre eux signe physiquement le document, afin de certifier les signatures électroniques. Cette approche hybride entraîne une insécurité juridique, des coûts supplémentaires, des refus évitables et des pertes de temps, en particulier pour les entrepreneurs et les comptables qui souhaitent aujourd'hui travailler entièrement de manière numérique. La réglementation relative à l'eIDAS et le CSA permettent, en principe, une application plus large des signatures électroniques, mais les directives des greffes ne semblent pas harmonisées. 1. Quelles dispositions légales ou réglementaires empêchent aujourd'hui de signer électroniquement les formulaires de publication? Des projets visent-ils à moderniser cette obligation de signature manuscrite? 2. Pourquoi une signature physique est-elle encore requise pour les modifications apportées aux personnes morales (telles que les changements d'administrateurs ou les modifications des statuts) lorsque le dépôt se fait physiquement, même si le document a déjà été signé valablement au format numérique? S'agit-il d'une simple question de procédure ou cela découle-t-il de contraintes juridiques? 3. Existe-t-il des directives harmonisées pour les greffes des tribunaux de l'entreprise s'agissant de l'acceptation des signatures électroniques? Dans l'affirmative, pouvez-vous fournir ces directives? Dans la négative, envisagez-vous un cadre uniforme, afin d'éliminer le caractère arbitraire ou les différences entre les greffes? 4. Pouvez-vous confirmer que la signature électronique partielle des procès-verbaux, sous réserve d'une certification physique par un seul administrateur, relève d'une règle nationale uniforme? Dans la négative, comment les contrôles sont-ils réalisés à l'heure actuelle? 5. Prévoyez-vous un calendrier pour la numérisation complète des dépôts auprès des greffes, y compris la signature électronique de tous les documents qui ne peuvent aujourd'hui être signés que sur papier? Quelles mesures sont prévues à court terme? 6. Quels investissements et quelles réformes sont-ils prévus dans le cadre du programme de numérisation de la Justice pour mettre un terme définitif à cette situation hybride?
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1, 2 et 4. Je déduis de votre question qu'elle porte sur les formalités de publicité du Code des sociétés et des associations (CSA) et non sur les pièces qui sont déposées au greffe des tribunaux de l'entreprise dans le cadre d'une procédure judiciaire. La signature électronique, destinée à l'accomplissement d'actes juridiques par voie électronique, est définie à l'article 8.1, 3°, du nouveau Code civil par une référence directe à la définition utilisée dans le règlement eIDAS. L'article 3, 10°, 11° et 12°, du règlement eIDAS distingue trois types de signatures électroniques en fonction du niveau de sécurisation, et donc en fonction de leur fiabilité: la signature électronique ordinaire, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Le principe d'assimilation des signatures qualifiées (article 25, paragraphe 2, du règlement eIDAS) précise explicitement que la signature électronique qualifiée a les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. Cela signifie qu'un document numérique peut coexister avec les documents papier. Cela ne signifie toutefois pas que l'utilisation de documents signés électroniquement doit être autorisée sans restriction dans un environnement papier. Afin de limiter les restrictions à l'utilisation de documents signés électroniquement, le règlement eIDAS inclut un principe de non-discrimination pour toutes les signatures électroniques. Ce principe signifie, en termes simplifiés, qu'elles ne peuvent être ignorées au seul motif qu'elles sont électroniques ou non qualifiées, mais il concerne uniquement les procédures judiciaires (article 25, paragraphe 1, du règlement eIDAS). En ce qui concerne la validité juridique de la signature électronique dans les procédures judiciaires, je vous renvoie à la circulaire n° 280. À contrario, elles peuvent être rejetées pour d'autres motifs, p. ex. parce qu'elles n'offrent pas de garanties, ou alors des garanties insuffisantes, quant à l'intégrité du document signé ou le lien avec le signataire. L'exception prévue à l'article 25 du règlement eIDAS ne s'applique pas aux actes administratifs posés par les greffes des tribunaux de l'entreprise dans le cadre des formalités de publicité du Code des sociétés et des associations. P. ex., dans ce cadre, ces greffes sont soumis à la loi sur l'emploi des langues en matière administrative et non à la loi sur l'emploi des langues en matière judiciaire, ou, autre exemple, aucun recours n'est possible contre un dépôt refusé. Les formalités de publicité en question ne doivent pas être considérées comme des procédures judiciaires. Le CSA prévoit que les copies de procès-verbaux à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs ayant un pouvoir de représentation. Lorsqu'un document électronique est imprimé - afin de le déposer sur papier au greffe du tribunal de l'entreprise dans le cadre des formalités de publicité du CSA - il s'agit d'une copie, la signature électronique (qualifiée) perdant en principe sa fonction d'identification dès que le document signé électroniquement est imprimé, en raison de la perte de la fiabilité technique du document électronique. Pour résoudre ce problème, la signature électronique sur les documents générés par voie électronique peut être dématérialisée, p. ex. via l'authentification par un notaire d'une signature électronique, conformément à l'article 1er, alinéa 4, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat ou la copie (en d'autres termes l'extrait du procès-verbal imprimé sur papier) peut être signée manuellement par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant un pouvoir de représentation. 3. La circulaire relative à la publicité des actes et documents des sociétés, des associations et des fondations, que vous avez édictée lorsque vous étiez ministre de la Justice, expose les principes susmentionnés. Voyez le point IV "Signatures" de la circulaire précitée, publiée au Moniteur belge du 23 octobre 2023, deuxième édition, p. 98.841. 5. Le dépôt numérique au dossier des personnes morales via JustAct sera prévu non seulement pour la constitution, mais également pour les modifications et les dissolutions. Actuellement, le développement concernant les modifications et les dissolutions est en cours. Dans les prochains mois, un effort important sera fourni afin de permettre également le dépôt électronique, via l'application JustAct du SPF Justice, de la plupart des dossiers de modification et de dissolution qui sont actuellement traités sur papier par les greffes. Les moyens nécessaires ont été prévus à cet effet. 6. Lorsque l'ensemble du projet JustAct sera développé et mis en oeuvre, plus de 80 % des dépôts pourraient se faire par voie numérique. Toutefois, le dépôt papier sera encore prévu pour les cas exceptionnels.