Dans son audit des services de l'asile et de la migration réalisé en 2022, Capgemini indique ce qui suit en ce qui concerne les charges administratives de la chaîne d'asile (p. 33): "La loi prévoit actuellement que certains aspects du dossier doivent être traités par écrit au CGRA. [...] Dès que le protection officer a pris sa décision, le document est scanné et ajouté dans ACTIO. Le fichier est ensuite transmis au CCE en partie de manière électronique au moyen d'un disque dur et en partie sur papier par un chauffeur. [...] Cette gestion administrative des fichiers nécessite un certain espace de stockage. Un bâtiment a dès lors été prévu à cet effet. Cependant, ce bâtiment est situé à 3 km des bureaux du CGRA et il est nécessaire de mobiliser 3 ETP pour déplacer et archiver ces dossiers. [...] Cette lourdeur dans la gestion des dossiers/documents a une incidence sur le temps nécessaire pour transférer les fichiers et sur les moyens nécessaires pour les traiter, et comporte également un risque de perte de fichiers (une centaine par an)." 1. Comment se déroule actuellement le traitement des dossiers introduits par écrit? 2. Veuillez fournir un aperçu annuel du nombre de dossiers perdus au cours des cinq dernières années et en 2025 jusqu'à la date la plus récente disponible. 3. Combien d'équivalents temps plein ont été nécessaires annuellement pour déplacer et archiver ces dossiers au cours des cinq dernières années? Veuillez également fournir les chiffres pour 2025 jusqu'à la date la plus récente disponible. 4. a) Quelle est la base légale obligeant le Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides à traiter les dossiers (ou certains de leurs aspects) par écrit? b) Une modification de cette base légale est-elle envisagée par vous-même ou par le gouvernement dans le contexte de la numérisation du processus d'asile qui a été promise? 5. Quelles sont les conséquences concrètes de la perte d'un dossier?
B031
1. Un dossier nous parvient de l'Office des étangers (OE) et est créé au Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides (CGRA) dans Actio (le base de données) ainsi que, sous sa forme matérielle, par le service création et correspondance. 2. Les dossiers dont il est question dans le cadre de l'audit sont provisoirement égarés au sein du CGRA. Aucune liste n'en est tenue. Si un dossier original (ou une partie de ce dossier) est définitivement perdu(e), p. ex. à cause de facteurs externes: vol du sac à dos de l'officier de protection, il est alors repris sur une liste. Il convient cependant de souligner qu'il s'agit de cas exceptionnels, qui n'ont fait l'objet que de cinq signalements au cours de la période 2020-2025. 3. Plusieurs services administratifs au sein du CGRA ont besoin d'un classement pour leur fonctionnement. Trois équivalents temps plein sont nécessaires pour la gestion du classement à Demetskaai, le classement externe. Ce besoin a été couvert ces dernières années. 4. a) Base légale: la loi du 15 décembre 1980 contient plusieurs dispositions prévoyant une procédure écrite, allant du contenu des documents originaux des demandeurs, au dépôt de documents, à la notification écrite des décisions et à la transmission du dossier au Conseil du contentieux des étrangers (p. ex.: art. 39/57-1, 39/72, 48/6, 51/2, 57/5quater, 57/8; voir aussi l'arrêté royal du 11 juillet 2003 fixant la procédure devant le CGRA, etc.). b) Dans le cadre du projet eMigration, le but est de procéder à une modification générale de la loi qui ajuste le cadre légal au projet de numérisation. 5. Les dossiers perdus (au sein du CGRA) sont recomposés à partir du dossier numérique, presque complet. Lorsque des dossiers sont perdus en dehors du CGRA (cas très rares, comme mentionné ci-dessus), le CGRA est tenu à son obligation de signalement envers l'Autorité de protection des données, le demandeur et son conseil/sa personne de confiance.