L'audit sur l'asile réalisé par Capgemini montre que nos instances chargées de l'asile sont encore confrontées à d'importantes charges administratives qui nuisent à l'efficacité de la procédure d'asile. - La loi prévoit actuellement que certains aspects du traitement des dossiers doivent être effectués par écrit. Après une audition à l'Office des étrangers (OE), seule une version électronique restreinte du dossier est envoyée au Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides (CGRA) sur un disque externe. Bien que le CGRA puisse consulter certaines données dans le Registre national et que les noms soient automatiquement introduits dans le système ACTIO, d'autres données doivent être saisies manuellement. Pour les dossiers des centres fermés, les documents sont uniquement transmis sur papier, faute de scanners. Les échanges entre l'OE et le Conseil du Contentieux des étrangers (CCE) se font, eux aussi, principalement sur papier. Cette méthode papier nécessite un espace de stockage considérable. Il y aurait même un bâtiment séparé, à 3 kilomètres des bureaux du CGRA, où trois équivalents temps plein (ETP) se chargent de déplacer et d'archiver les dossiers. Cette gestion fastidieuse entraîne une perte de temps et de ressources, ainsi que le risque de perdre une centaine de dossiers par an. - Les dossiers transférés de l'OE au CCE sont manifestement peu structurés et ne contiennent pas d'inventaire, qui faciliterait pourtant la recherche d'informations et offrirait un gain de temps considérable au CCE. - Bien que le CGRA utilise déjà le système ACTIO pour une attribution semi-automatique, les dossiers papier restent fréquents. En outre, les entretiens doivent encore être dactylographiés manuellement, ce qui représente un surcroît de travail pour le personnel. Des logiciels de reconnaissance vocale, tels que Dragon NaturallySpeaking, ou des solutions d'intelligence artificielle pourraient convertir les extraits enregistrés en texte, ce qui, bien que nécessitant toujours une relecture, prendrait moins de temps et ferait appel à d'autres compétences cognitives. - Un projet pilote a été mené au sein du service "Long séjour" pour la numérisation et l'envoi électronique des pièces justificatives. L'élargissement de ce projet au "Court séjour" permettrait un accès complet aux dossiers et la prise de décisions mieux motivées. Cela réduirait également l'effet "ping-pong" entre le service Court séjour et les ambassades. Une condition est néanmoins que ces documents soient automatiquement liés au dossier, afin de ne pas entraîner une augmentation du travail logistique. Un autre avantage serait la réduction de la charge logistique au sein des services "Long séjour" et "Regroupement familial", ce qui permettrait au personnel de se concentrer sur les procédures. 1. a) Quelles mesures concrètes ont déjà été prises pour réduire drastiquement cette paperasse? b) Quelles autres mesures prévoyez-vous? c) Confirmez-vous que le futur SPF Asile et Migration disposera d'un système numérique entièrement intégré mettant en lien toutes les instances chargées de l'asile et rendant les dossiers papier superflus? Dans l'affirmative, quels calendrier et budget sont prévus? Quels obstacles techniques et juridiques doivent encore être surmontés? 2. Quelles mesures envisagez-vous pour rationaliser le transfert des dossiers entre l'OE et le CCE, et améliorer la qualité des dossiers transférés? 3. Quels projets de numérisation sont prévus en vue de moderniser les procédures? 4. Quel est le statut ou le résultat du projet pilote au sein du service "Long séjour"? Prévoyez-vous une généralisation à l'ensemble des services?
B028
1. a) Le projet Dossier numérique a été déployé en mai 2024 et permet le transfert numérique des dossiers de l'Office des étrangers (OE) vers le Conseil du contentieux des étrangers (CCE). Ceci a permis de réduire de 92 % l'utilisation de papier. Les dossiers envoyés de manière numérique disposent d'un inventaire qui facilite la navigation et permette de gagner un temps considérable. Les informations sont également échangées de cette manière avec les bureaux d'avocats qui représentent l'OE. b et c) Le programme eMigration prévoit l'intégration de tous les partenaires dans les chaines de l'asile et de la migration (OE, Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, CCE, Fedasil). Il vise à réduire autant que possible le flux de documents papier et à le remplacer par un flux d'informations numérique. La planification est la suivante: - 2024 - 2026: finalisation du nouvel environnement et des fonctionnalités, avec intégration des besoins du Pacte UE; - 2025 - 2027: élaboration complète et pérennisation du support de service interne (OPS) au sein de la DG ISD et du fonctionnement transversal; - 2026 - 2029: optimisation et poursuite du déploiement des intégrations vers les partenaires nationaux; - 2026 - 2028: mise en oeuvre de l'intégration vers les systèmes UE (EURODAC, recast, VIS recast, Portail européen des visas, Interopérabilité, mise en oeuvre du Pacte de Migration européen, etc.); - 2026 - 2029: innovation grâce à une automatisation poussée appliquée dans le nouvel environnement et utilisation de l'IA. Ceci est en grande partie financé par l'UE (RRF, AMIF et BMVI). 3. Voir point 1 a). 2. Voir point 1 b et c). 4. La numérisation des échanges entre l'OE et les postes diplomatiques est en phase de test pour tous les types de demandes, avec un nombre limité de postes diplomatiques impliqués (Pékin, Shanghai, Guangzhou, Téhéran, Istanbul, Ankara, Rabat, Tunis, Yaoundé). L'objectif est, en concertation avec le SPF Affaires étrangères, d'étendre progressivement le projet à un maximum de postes diplomatiques.