Tendre vers "plus de simplification administrative" est bien l'un des rares combats politiques qui obtient l'unanimité tant les citoyens, tant dans leurs démarches quotidiennes que dans leurs activités professionnelles, sont assaillis de questionnaires et de documents-doublons. J'en veux pour preuve l'accord de gouvernement qui contient à quinze reprises la formule "simplification administrative". Je reprends même cet extrait de la page 22: "Le gouvernement poursuivra l'adoption annuelle d'un Plan d'action fédéral de simplification administrative, dans lequel figure notamment des propositions d'un grand nombre de groupes d'intérêt et d'organismes provenant du secteur public et privé." Pourtant, depuis le 1er janvier 2025, les avocats du royaume font face à une mesure qui tend vers plus de complexité administrative et entrave leur travail déjà fastidieux: l'accès à la Banque de données des Actes de l'État Civil (BAEC) ne peut plus passer par l'administration communale - opération qui était auparavant simple et efficace -, mais doit passer par le SPF Justice et ce, en vertu du nouvel article 29 du code civil qui exclut la profession des ayants-droits à ces informations. Depuis le 1er janvier 2025, en l'absence de protocole conclu avec le SPF Justice, c'est donc l'article 78, § 3 de l'ancien code civil qui s'applique désormais aux avocats sauf s'ils justifient par pièce qu'ils disposent d'un mandat spécial de la personne concernée par l'acte. À travers ma question écrite, je tenais à savoir si un protocole pouvait toujours être discuté entre les ordres communautaires (Avocats.be et l'Orde van Vlaamse Balies - OVB) et le SPF Justice afin de trouver un équilibre cohérent entre la protection des données personnelles et l'efficacité du travail des avocats. 1. Pouvez-vous rappeler quels sont les ayants-droits à l'accès à la BAEC? Comment l'exclusion des avocats de cette liste d'ayants-droits se justifie-t-elle alors que la profession est soumise au secret professionnel? 2. Un tel protocole conclu entre les ordres communautaires et le SPF Justice, comme expliqué plus haut, peut-il toujours être discuté?
B013
1. L'article 29, §§ 1er à 1er/2, de l'ancien Code civil détermine qui a droit à une copie ou à un extrait d'un acte de l'état civil. Jusqu'au 1er janvier 2025, les avocats pouvaient demander des copies et des extraits de leur client à la commune par ce biais. Depuis le 1er janvier 2025, le nouvel article 29 de l'ancien Code civil est en vigueur. La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics à des avocats à la commune n'est plus possible depuis cette date, sauf si un mandat privé de la personne que l'acte concerne, peut être produit à cet effet. Comme vous l'indiquez, l'article 78 de l'ancien Code civil règle "l'accès" à la banque de données des actes de l'état civil (BAEC). Jusqu'au 1er janvier 2024, l'accès à la BAEC y était prévu légalement pour les avocats. Toutefois, cet accès n'était pas opérationnel. Depuis le 1er janvier 2024, l'article 78, § 2, de l'ancien Code civil prévoit que les données de la BAEC peuvent être communiquées par voie électronique aux officiers de l'état civil et aux fonctionnaires habilités par ces derniers, aux fonctionnaires consulaires belges, aux parquets, aux magistrats auprès des juridictions et à leurs greffes, ainsi qu'aux fonctionnaires des services de la direction I Droit des personnes et de l'état civil de la direction générale Législation, Libertés et Droits fondamentaux du Service public fédéral Justice qui sont compétents pour le droit des personnes et l'état civil. Ces personnes, autorités ou institutions, ne peuvent obtenir la communication de données que dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales. Pour les avocats, la communication électronique de données de la BAEC n'est donc plus prévue depuis le 1er janvier 2024. Toutefois, l'article 78, § 3, de l'ancien Code civil prévoit que les données électroniques pertinentes disponibles figurant dans la BAEC peuvent être communiquées notamment à des catégories professionnelles, dans le cadre de leur mission légale ou d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique dont elles sont investies. Cette communication de données est possible moyennant la conclusion d'un protocole conformément à la loi relative à la protection des données, à moins que les modalités relatives à la communication des données soient documentées de manière similaire dans une loi ou une norme réglementaire. Les règles relatives à la communication électronique de données de la BAEC ont été adaptées afin d'être conformes au règlement général sur la protection des données, ainsi qu'à la loi relative à la protection des données qui le met en oeuvre. La loi relative à la protection des données impose l'obligation de conclure un protocole lorsqu'un service public fédéral transfère des données à caractère personnel à une autre autorité ou à une instance privée. Un tel protocole tend à démontrer la licéité du traitement ultérieur. Ce régime a dès lors également été prévu pour l'accès à la BAEC par les avocats. 2. Selon l'Autorité de protection des données, un protocole est nécessaire lorsque cinq conditions cumulatives sont réunies. Une de ces conditions est que la communication soit nécessaire pour satisfaire à une obligation légale qui repose sur les responsables du traitement, y compris le destinataire des données. Les informations fournies par les ordres des avocats ne font pas apparaître l'existence d'une telle mission légale. Mon administration étudie la possibilité de faciliter l'accès des avocats à la BAEC sur la base d'un consentement explicite du citoyen. Toutefois, cela nécessite une gestion active de ces 'mandats', pour laquelle il faudra des investissements supplémentaires et, par conséquent, des budgets. Idéalement, ce serait possible, comme le prévoit l'accord de gouvernement, en collaboration avec le Service public fédéral Stratégie et Appui qui pourra l'organiser comme un service générique et en utilisant le portefeuille digital.