L'article 9:16/1, §1, premier alinéa du Code des sociétés et des associations stipule que les membres ont la possibilité de participer à distance à l'assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'ASBL. Bien qu'il soit indiqué au début du premier alinéa de l'article que l'organe d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance, la même disposition précise également que "les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique." La formulation de la loi crée une grande confusion sur le terrain. 1. Dans la pratique, les membres du bureau assisteront ensemble en présentiel à l'assemblée générale. Peuvent-ils également y participer en ligne via leur appareil individuel? 2. Est-il exact que les membres du bureau doivent de toute façon se réunir ensemble au même endroit pour assister en présentiel à la réunion? 3. Dans l'affirmative, les membres du bureau peuvent-ils en outre se connecter individuellement à l'assemblée générale pour la suivre (également) par voie électronique? 4. Les membres du bureau peuvent-ils également voter en ligne pendant la réunion par voie électronique?
B004
2. Le droit conféré par le Code des sociétés et des associations à l'organe d'administration de permettre aux membres de participer à distance à l'assemblée générale ne remplace aucunement l'obligation d'organiser une assemblée des membres en présentiel, la législation ayant expressément maintenu l'obligation de présence physique des membres du bureau à l'article 9:16/1, dernier alinéa, du CSA. 1 et 3. La convocation à l'assemblée générale doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Si l'ASBL dispose d'un site internet, ces procédures sont rendues accessibles sur ce site à ceux qui ont le droit de participer à l'assemblée générale. Ainsi, ces procédures peuvent préciser qu'un ou plusieurs membres du bureau, pour assurer le bon déroulement de l'assemblée générale à laquelle les membres peuvent participer à distance, se connectent individuellement par le biais de l'une des applications de communication populaires (Skype, Zoom, Teams, etc.). 4. Pour le reste, le fait pour les membres du bureau d'être présents physiquement à l'assemblée générale tout en la suivant individuellement sous forme numérique ne présente aucune valeur ajoutée. Dans tous les cas, il n'est nullement question de participation à distance à l'assemblée générale puisqu'ils sont physiquement présents là où ils votent. De plus, les membres du bureau ont tout intérêt à ne pas créer une fausse impression quant à leur présence physique. Ainsi, ils assument au nom de l'ASBL la responsabilité de la validité de la composition de la réunion à laquelle la participation à distance est possible.